Behandling och säkerhet runt personuppgifter i Vita Pura AS

När du som kund är i kontakt med oss behandlar Vita Pura AS personuppgiter om dig. Nedan hittar du information om vilka personuppgifter som vi hämtar in, varför vi gör detta och dina rättigheter i samband med behandlig och säkerhet runt personuppgifter.

Behandligsansvarlig för personuppgifterna vi behandlar är Vita Pura AS och verkställande direktör André Myrvold Hefner.Kontaktinformation till Vita Pura AS är:

 

Adress: Bjørumsvegen 15, 4820 Froland, Norge

E-post: [email protected]

Telefon: +47  37 00 59 23

Org.nr: 919 511 427

 

Kontakta gärna oss om du har frågor angående behandling av personuppgifter.

 

Varför samlar vi in personuppgifter och vilka personuppgifter hämtar vi

Vi hämtar in och använder dina personuppgifter till olika ändamål beroende på vem du är och hur vi kommer i kontakt med dig. Vi hämtar in följande personuppgifter till dom olika ändamål uppsatt nedan:

  1. Etablering av kundförhållande (beställning av produkter) och administration av kundförhållande. I detta sammanhanget behandlas kontaktinformation, eventuellt identitetsdokumentation, betalningsinformation som personnummer, telefonnummer, e-postadress, postadress och IP-adress för beställningen samt köpshistorik. Behandlingen inträffar på bakgrund av GDPR artikel 6 (1) bokstav b det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse med dig som kund.
  2. Lagring/förvaring av korrespondens i kundförhållandet. I detta avseende behandlas personuppgifter som är nödvändiga i relation till den aktuella saken. Behandlingen innträffar då vi kan vara lagligt engagerad till förvaring av informationen., samt av hänsyn till säkerheten, se punkt 7.
  3. I detta avseende behandlas kontaktinformation och betalingsinformation. Behandlingen uppstår på bakgrund av GDPR artikel 6 (1) bokstav b, behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse med dig som kund.
  4. Utskickad marknadsföring, nyhetsblad och annan relevant information om våran verksamhet. I detta avseende behandlas namn och e-postadress. Behandlingen innträffar på bakgrund av samtycke från den som mottar marknadsföringen enligt marknadsföringslagen § 15, privatkund.
  5. Information om potentiella kunder. I detta avseende behandlas kontaktinformation. Behandlingen innträffar på bakgrund av GDPR artikel 6 (1) bokstav f. Vi tolkar det som at behandlingen är nödvändig för att kunna skydda kommersiella hänsyn i våran verksamhet.
  6. Rekrytering. I detta avseende behandlas CV, söknader, attester, vitnemål, referenser, interna intervjuprotokoll, eventuella personlighetstester. Behandlingen inträffar på bakgrund av ett avtal med den som söker tjänst hos Vita Pura AS, dvs. GDPR artikel 6 (1) bokstv b.

Om vi behåller söknadsdokumentation efter en rekryteringsprosess är avslutad inträffar det på bakgrund av samtycke från den som söker tjänsten, GDPR artikel 6 (1) bokstav a.

  1. Säkerhet. I detta avseende behandlas logg på server, avslöjande, eventuell korrespondans, förklaring och uppföljning av säkerhetshändelser. Behandlingen inträffar på bakgrund av GDPR artikel 6 (1) bokstav f. Vi tolkar det som att denna behandlingen är nödvänding för att skydda informationssäkerheten och förhindra oautoriserad utlämning av personuppgifter.
  2. Bruk av informationskapslar (cookies) till statistik och nätsideutveckling. Vi mottar statistiker och data från Google Analytics och Facebook. Vi hänvisar till dessa företags användarvillkår för mer information. Vi mottager ej personuppgifter från dessa føretagen och förvarar eller behandlar ej dessa uppgifter.

 

Utlämning av personuppgifter till andra

Vi utlämnar eller överför inte dina personuppgifter till andra så vida det inte föreligger en rättslig bakgrund. Ett exempel på detta kan vara rättsligt åtagande som ålägger oss att utlämna informationen till offentliga organ.

Vita Pura AS använder sig av externa databehandlare för behandlig av personuppgifter. I liknande fall har vi tecknat avtal för att skydda informationssäkerheten i alla delar av behandlingen. Idag använder vi oss av följande databehandlare:

  • Direct House Arendal AS, Bjørumsvegen 15, 4820 Froland. Direct House sköter vår kundservice och administrerar transporter. Både utgående og ingående.
  • Finans 2, Postboks 2033 Vika, 0125 Oslo. Finans 2 sköter vår fakturaadministration, krav och inkassotjänster.

All behandling av personuppgifter som vi inhämtar inträffar innanför EU/EØS- området.

 

Lagringstid

Vi lagrar dina personuppgifter hos oss så länge det är nödvändigt för det förmål uppgiftene är inhämtade för.

Det betyder till exempel att personuppgifter som vi behandlar på bakgrund av ditt samtycke raderas, dersom du drar tilbaka ditt samtycke. Pesonuppgifter som vi behandlar för att inngå ett avtal med dig raderas när avtalet är uppfyllt och alla plikter i avtalsförhållandet är uppfyllda. Personuppgifter som vi behandlar för att uppfylla en rättslig förpliktelse från myndigheter raderas när rättslig grund avgör det.

Dette gäller till exempel bokföring- och redovisningsregler.

I tabellen under finns en översikt över hur länge vi behandlar personuppgifter för de olika ändamål:

Ändamål         Lagringstid
Kunduppgifter Så länge kundrelationen varar
och upp till 10 år efter avslutat
Lagring/förvaring av särskilda kundrelation.
Dokument relaterat till kundrelationen Så länge kundrelationen varar.
Faktureringsinformation Upp till 5 år efter utloppet av det
redovisningsåret faktureringen gäller
Information om potentiella kunder Upp till 6 månader
Rekrytering Upp til 3 månader efter söknadsfrist. Med
samtycke från sökare lagrar vi CV, söknad,
 

 

attester, och vitnemål upp till 2 år för  användning i eventuella nya jobbannonser.
Säkerhetslogg Upp till 1 år
Säkerhetskopior

(backup)

Upp till 3 år

 

Dina rättigheter när vi behandlar personuppgifter om dig

Du har rätt till att kräva tillgång, rättning eller radering av personuppgifter vi behandlar om dig. Du har även rätt till av kräva begränsad behandling och med vissa villkår rikta invändningar mot behandlingen. Du kan läsa mer om dessa rättigheter på Datainspektionenes hemsidor datainspektionen.se

Ta kontakt med Vita Pura AS på e-post eller telefon vid bruk av rättigheter. Vi svarar på din förfrågan så fort som möjligt och senast innom 30 dagar. Vi vill be dig bekräfta din identitet eller att ge ytterligare information innan vi låter dig använda rättigheterna. Detta gör vi för att förhidra att andra utger sig för att vara dig och att det endast är du som får tillgång på personuppgifterna.

Du kan när som helst ta tilbaka ditt samtycke för behandlig av personuppgifter hos oss. Detta gör du enklast  genom att avregistrera dig i medföljande schema i nyhetsbladet. Du kan även ta kontakt med oss via e-post eller telefon.

 

Klagomål

Skulle du mena att vår behandling av personuppgifter inte stämmer överens med det vi har beskrivit eller att vi på något vis bryter med sekretesslagen så kan du klaga till

Datainspektionen. Hur du tar kontakt med Datainspektionene hittar du på deras hemsida.

Datainspektionen.se

 

Ändringar

Skulle det skje ändringar i våra rutiner/tjänster eller i förordningarna kring behandling av personuppgifter, vill detta kunna medföra förändringar i uppförd information.  Dersom vi har dina personuppgifter registrerade vill du bli informerad om dessa ändringar. Uppdaterad information är alltid tillgänglig på våran hemsida.